AWAY TRIPS & CAMPSViajes y concentraciones

La cita es a las 6:40.
Todo lo demás, en una sola guía.

Reunir las inscripciones, montar el itinerario, repartir la lista de equipaje, pedir coches, asignar las habitaciones y cobrar la cuota. Lo que antes se dispersaba por el chat del grupo ahora vive en una sola pantalla.

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La gestión de viajes y la de concentraciones se añaden desde las funciones del club.

ITINERARY — 8.23 SAT

06:40Cita y pasar listaFrente al club
07:00Salida3 coches + autocar
08:30Llegada y acreditaciónCarpa de organización
10:00Fase de grupos, partido 1Campo A, partes de 20 min
11:40Comida y descansoCada uno la suya
16:30Entrega de trofeos y recogidaFrente a la carpa
19:30Fin de la jornadaFrente al club
RESPONSES
Asistencia contada
SEATS
Coches dentro del aforo
ROOMS
Habitaciones por alojamiento
HANDBOOK
Guía por enlace público

La víspera del viaje, el móvil del entrenador se llena de las mismas preguntas.
«¿A qué hora quedamos?» «¿Cuántos coches salen?» «¿Hay que llevar comida?»

Buscar, responder y que te lo vuelvan a preguntar.
En realidad bastaba con que estuviera todo escrito en un solo sitio.

La gestión de viajes y concentraciones de NEWDIH APP convierte todo el recorrido —de las inscripciones al cobro— en un único flujo. Lo que escribes se transforma en la guía, y las familias que no usan la app la abren con un enlace público.

01 — PLAN & INVITE

Crea el viaje
y publícalo. Nada más.

Introduce nombre, destino, fechas, punto de encuentro, fecha límite de respuesta y cuota, publica y los jugadores y familias del equipo podrán responder si asisten. Las salidas de un día y los torneos con pernoctación siguen el mismo flujo.

Al publicar se envía un aviso. Los jugadores reciben una notificación en la app y un aviso push, y la pantalla de respuesta se abre al momento.
También aparece en el calendario del club. Un viaje publicado se convierte en un evento por cada día, junto a entrenamientos y partidos.
Se ve quién falta por contestar. La lista muestra «asisten ◯ / sin respuesta ◯ (◯ convocados)», así que solo insistes a quien hace falta.
Borrador → publicado → cerrado. Basta con cambiar el estado, de modo que no entran respuestas después de la fecha límite.
Pantalla real de la lista de viajes de NEWDIH APP, con las etiquetas de borrador, publicado y cerrado junto a fechas y sedes

Lista de viajes (pantalla real)

02 — ITINERARY

El itinerario y el equipaje:
lo que escribes se vuelve la guía.

Apila filas de hora, actividad, lugar y observaciones y el horario del día toma forma. Deja la hora en blanco si aún no está fijada. El equipaje se registra como obligatorio u opcional.

El itinerario se ordena solo por hora. Lo que se cuela después queda en su sitio al guardar.
Obligatorio y opcional, con color propio. «Copia de la tarjeta sanitaria obligatoria, chanclas opcionales» se entiende de un vistazo.
Las observaciones llegan hasta «qué hacemos si llueve». Aparcamiento, si hay comida, a quién llamar si llegas tarde: lo que siempre preguntan, escrito una vez.
Pantalla real del editor de itinerario de NEWDIH APP, con hora, actividad, lugar y observaciones editables fila a fila

Edición del itinerario (pantalla real)

03 — CARS & SEATS

No vuelvas a contestar
«¿cuántos coches salen?».

Las familias responden «puedo llevar coche / caben ◯ personas» junto con la asistencia. El total de plazas ofrecidas frente a los asistentes está a la vista, así que puedes reaccionar pronto los días que faltan plazas.

Coches particulares, autocares y trenes se registran y los jugadores asistentes se asignan a ellos. No se permite asignar por encima del aforo.
La plaza de quien causa baja vuelve sola. Un cambio la víspera no obliga a rehacer el reparto de coches.
Siempre se ve cuántos quedan sin coche. Se acabó descubrir la mañana de la salida que alguien no tiene sitio.
Coche de Yamada (monovolumen)
5 / 5 · 0 plazas libres
Coche de Seto (berlina)
4 / 4 · 0 plazas libres
Coche de Teranishi (familiar)
3 / 6 · 3 plazas libres
Pantalla real de gestión de viajes de NEWDIH APP con coches ofrecidos, total de plazas, asistentes previstos y jugadores sin asignar

Coches ofrecidos y vehículos (pantalla real)

04 — TRAINING CAMPS

Las concentraciones incluyen alojamiento,
habitaciones e itinerario por día.

La gestión de concentraciones es un módulo distinto del de viajes. Registra nombre, dirección y teléfono del alojamiento, la entrada y la salida y el régimen de comidas, y monta el itinerario día a día: día 1, día 2, día 3.

Las habitaciones tienen aforo. Registra las habitaciones, asigna a los participantes y verás las plazas libres. No se puede sobrepasar el aforo.
Cambia las fechas y los bloques de día se ajustan. Pasar de dos noches a tres no obliga a rehacer el itinerario.
Cuatro regímenes de comidas. Sin comidas, solo desayuno, media pensión o pensión completa.
Habitación 202 (vista al lago)
4 / 4
Habitación 205
4 / 4
Habitación 207 (cuerpo técnico)
0 / 3
Pantalla real de la guía de la concentración de NEWDIH APP, con el reparto de habitaciones y de coches y quién comparte cada una

Habitaciones y reparto de coches de la concentración (pantalla real)

05 — HANDBOOK

La guía se imprime.
Y también viaja como URL.

Lo que has escrito se convierte en la guía. Imprímela y repártela, o emite un enlace público para que la lean las familias sin cuenta.

Los enlaces públicos caducan. Fijas la validez al emitirlos y puedes revocarlos cuando quieras. También queda registrado cuántas veces se han abierto.
Solo sale lo que se puede compartir. La información de salud, la lista de participantes y el reparto de coches no forman parte del enlace público.

Qué muestra y qué no muestra un enlace público

Fechas, punto de encuentro, fin de jornada, destino y dirección
Itinerario, lista de equipaje y avisos
En las concentraciones, el contacto del alojamiento y las habitaciones
Información de salud (alergias, medicación, contacto de emergencia)
La lista de participantes y el reparto de coches del viaje
Pantalla real de la guía del viaje de NEWDIH APP abierta desde un enlace público, con fechas, cita, itinerario y equipaje en una página

La guía en un enlace público (pantalla real: lo que ven las familias)

06 — HEALTH & SAFETY

Alergias y medicación:
si las guardamos, las protegemos.

Jugadores y familias pueden registrar de forma voluntaria alergias, medicación habitual, enfermedades crónicas y un contacto de emergencia para ese día. Está diseñado como información personal sensible.

Cifrada al guardarse

La información de salud registrada se guarda cifrada.

Solo la ve el cuerpo técnico que acompaña

Solo pueden consultarla los entrenadores que acompañan ese viaje y la persona que representa al club. Los acompañantes se designan en cada viaje.

Cada consulta queda registrada

Al mostrarla se registra quién la vio y cuándo en el registro de auditoría, así que puede permanecer cerrada hasta que haga falta.

Se borra sola a los 3 meses

La información de salud se elimina automáticamente tres meses después de terminar el viaje o la concentración. No se conserva más.

Cuando un viaje exige un consentimiento, puedes enlazar el documento registrado en la gestión documental. Los participantes ven el enlace en su pantalla, así que desaparece el «creía que ya lo habíamos repartido».

Pantalla real del panel de información de salud y la lista de participantes de NEWDIH APP, con los datos ocultos hasta mostrarlos

Información de salud (solo acompañantes) y lista de participantes (pantalla real)

07 — FEE

La cuota del viaje pasa directa
al libro de cuotas.

Puedes emitir de una vez la cuota del viaje a los jugadores que respondieron «asisto». Las facturas van al mismo libro que las cuotas mensuales, así que la conciliación de cobros y los recordatorios siguen en la pantalla de siempre.

Sin cobros duplicados. Por muchas veces que lo pulses no se reemite a la misma persona; si lo pulsas cuando llegan más respuestas, solo se emite a los nuevos.
El vencimiento es el día de salida. Aunque no prepares el sobre para cobrar ese día, ves quién ha pagado antes de partir.
Conectado con el módulo de cuotas. Los cobros de la cuota del viaje se reflejan tal cual en los libros de cuotas y contabilidad del club.
Pantalla real del panel de cobro de NEWDIH APP, con la cuota, los importes emitidos, cobrados y pendientes y el estado de pago de cada jugador

Cobro de la cuota de la salida (pantalla real)

08 — HOW IT WORKS

Puedes delegarlo en el entrenador responsable.

Tanto la gestión de viajes como la de concentraciones son módulos que el club puede delegar en los entrenadores responsables. Quien lleva cada categoría crea y gestiona sus propias salidas. Solo emitir las cuotas exige además el permiso del módulo de cuotas.

Crear

Crea el viaje o la concentración, introduce fechas, punto de encuentro, equipaje e itinerario y publica. El destinatario puede ser «todo el club» o un equipo concreto.

Reunir

Llegan la asistencia, el número de familiares que acompañan y los coches ofrecidos. Decides el reparto de coches y de habitaciones y, si hace falta, emites la cuota.

Entregar

Imprime la guía o emite un enlace público para compartirla. El día del viaje, el cuerpo técnico consulta la información de salud solo cuando la necesita.

FAQ

Preguntas frecuentes

Sí. Son módulos distintos. Las salidas de un día y los viajes cortos a torneos usan la gestión de viajes; las concentraciones con pernoctación usan la de concentraciones. Esta última añade alojamiento, reparto de habitaciones e itinerario por día, que la de viajes no tiene. Ambos se añaden desde las funciones del club.

Sí. Al emitir el enlace público de la guía se genera una URL que se lee sin cuenta. Fijas su validez al emitirla y la revocas cuando ya no haga falta. El enlace público nunca incluye información de salud, lista de participantes ni reparto de coches.

Al cambiar su asistencia a «no asisto», su plaza vuelve automáticamente a estar libre. No hay que rehacer el reparto de coches. La plaza liberada aparece como disponible, así que puedes reorganizar a los pasajeros al momento.

No. Solo pueden verla los entrenadores designados como acompañantes de ese viaje o concentración y la persona que representa al club. Cada consulta queda en el registro de auditoría y los datos se borran automáticamente tres meses después de terminar.

Por supuesto, pero si la emites desde NEWDIH queda en el mismo libro que las cuotas mensuales. Conciliar cobros, reclamar impagos y reflejarlo todo en la contabilidad ocurre en una sola pantalla, así que dejas de rehacer una hoja de cálculo en cada viaje.

Cuando se publica reciben una notificación en la app y un aviso push, y responden si asisten. También indican entonces cuántos familiares acompañan y «puedo llevar coche / caben ◯ personas». La respuesta se puede cambiar después.

Desde el próximo viaje,
toda la comunicación en un sitio.

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