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購買管理をスムーズに行うために必要なこと4つ

購買管理をスムーズに行うために、これだけは外せない必要なこと4つ!について、解説していきたいと思います。

購買方法の標準化

購買業務は、営業や企画、開発や設計にはない、属人化という大きな問題が存在します。各担当がそれぞれ取引先とある程度購買条件を決定し、社内の購買業務を単独で行っており、誰が何を購入しているのか分からないことなんてざらにあります。

購買担当は独自ルールで調達購買しているので、担当者が不在の日は問題が発生した場合、問い合わせがきた場合など、業務がストップするということがありますよね。

購買方法が属人化していると、情報の共有はせいぜい共有ファイルに保管するだけ。担当者によっては、共有フォルダにも保存せずに己のパソコンのデスクトップに保存する始末。当然ながら、引き継ぎが必要となった場合に問題が発生します。購買フローや、購買方法を部内・社内で統一し、誰がいつ担当しても同じように購買業務ができるようにしなければ話になりません。

購買データの一元管理

購買データは、購入する単価、その単価を決めた裏付け、取引条件など、それらデータは企業の資産や財産となるわけです。そんな溜まりに溜まったデータを無駄にせず、今後の購買活動に有効活用することが望ましいといえます。世の中はIoTでビッグデータを集め、クラウドでデータを保存し、ブロックチェーンでデータを管理し、AIでデータの活用を考え処理する時代が到来しているのです。

データの有効活用とは、要するにデータの「共有」となります。しかし、同じ会社内で複数の購買部門(調達などの棲み分け)や担当者がいると、大切な購買データが共有されにくくなっています。

誰でもわかることですが、購買データの共有を行うためには、1カ所にデータを集めなければなりません。そして、そのデータを誰でもいつでも参照・取得できるような環境、つまり「購買データの一元管理」が必要となります。

購買業務で培ったノウハウや取引先の取引情報など、会社の資産となる購買データが共有・蓄積されることで、今後の取引はよりスムーズな活動となるわけです。考えたら当たり前のことですが、それができないの現状があります。

購買業務の見える化

会社として、担当者である購買マンが、いつどこから何を購入しているのかを把握できないと、のちのちのトラブルが発生した時にバタバタすることになります。一旦、業務の棚卸しを行うべきであり、業務改善が早急に必要となります。購買業務の全体的な流れやプロセス、リアルタイムの生きた情報を、どういう状態であるか可視化(見える化)できれば、たとえ問題が発生した場合でも、担当者以外の者がすぐに対応でき、解決するまでの時間が短縮される環境が整います。

システム化

  • 購買方法の標準化
  • 購買データの一元管理
  • 購買業務の見える化

上記がもし実現できたとすれば、購買管理が昭和的な管理であってもスムーズに行えるようになります。ただ、今は令和の時代です。当然ながら考えるべきは、その業務体制を維持し、購買活動を実現し続けるための方法が何かを考えることです。

いくら業務の方法を工夫したとしても、毎日違ったエクセルをもちいてアナログ作業を繰り返しているようでは、会社の規模にもよりますが、いつかはその管理が破綻する限界がやってくるでしょう。

これら3つの購買管理を実現するためには4つ目のキーワードとなる業務のシステム化が絶対的に必要となります。

ただ、大企業によくありがちなシステム化は、業務改善のキーポイントである一方、使い方や作り方を間違えるとうまく稼働しない要因ともなり得ます。なぜなら大企業は独自に大規模システムを導入しがちですが、中小企業であっても企業規模によっては、その費用対効果が非常に悪く、万が一失敗してしまうと大きな損失となるリスクがあるからです。

概算ですが、その損失は少なくて数千万円、数億規模のシステムを導入する企業もあります。なので、当然ながら、なかなかわかってはいてもシステム化に踏み切れない会社も多いのが現状です。

さらにいうと、なぜそのシステムが失敗してしまうのかです。なぜだか分かる人がいる会社はまだ救いの手があるかもしれません。分からなければ、おそらく残念ながらそのシステム自体が、大きな損失となる可能性が高くなるわけです。

失敗してしまう理由がなにか気になる・知りたい方は、今すぐNEWJIへお問い合わせください。

ここでは、そんな失敗してしまうかもしれないシステム化とは、すこし別の手段で解決する方法をご紹介します。それが「購買業務のアウトソーシング」です。

購買業務アウトソーシングとは?

購買業務アウトソーシングとは、購買業務そのものを外部委託してしまうという方法です。購買業務アウトソーシングでは、面倒な購買業務をNEWJIのような専門業者に任せられるのが特徴です。

自社の社員は、システム上で簡単な作業・連絡を行うだけで事が済みます。もちろん外部委託費用として、一定の費用を支払う必要がありますが、社内に大規模システムを導入する必要はなくなり、外部委託社が保有している「購買業務のシステム化」を利用できるわけです。

購買業務のアウトソーシングでシステム化のリスクを回避しつつ、購買管理をスムーズに進めるための、4つを実現することができます。

NEWJI Inc.の購買アウトソーシングは「NEWJI TEAM」です。

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この記事の著者

info@newji.inc
NEWJI Inc.のCEOです。上場製造メーカーでコストダウンによる利益を1億7千万円を生み出し、IT×製造業の領域で独立。さらにコストダウンを加速すべく日々爆進中です。F.C.NEWJI代表兼任。