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やってます?ペーパーレスによるコスト削減

製造業で働いている方、特にその中でも購買部門にお勤めの方、毎日毎日上司や部門長からコストダウン・原価低減・コスト削減といったキーワードを聞かされることで、抱えているコスト削減のノルマをどう達成しようかと、お悩みが絶えない方も多いのではないでしょうか?

小手先の一般的な手法では、微々たるコストダウン寄与額を追うだけとなり、結果チリツモをすればするほど自分にダイレクトに返ってくる業務負担との戦いとなります。

もちろん、コスト削減の方法は企業によって、様々な方法を採用しているかと思います。今回は、一般的ではありますが、やろうと思ってもなかなかできていないコスト削減案を、ご紹介していきたいと思います。

ペーパーレス化の推進

言わずと知れたペーパーレス化。誰でも一度は聞いたことがありますよね。でも実際にこのペーパーレス化は進んでいますか?紙を印刷しない工夫はされていますか?ペーパーレス化は、地球を守るだけではなく、コスト削減にダイレクトにつながることは誰でも賛同いただける内容かと思います。

ただ、そのペーパーレス化が進んでいない、進まない、進めることができないのが現状です。さぁ、今すぐペーパーレス化を推進するためにも、今から言うことを明日から実行してみましょう。

ペーパーレス化の現状

ペーパーレスを騒がれ始めたのは、もう1970年代ころから言われてきた数十年前のこと。でも、未だにペーパーレスどころか、ペーパーでしか対応していない企業が多すぎることに驚きを隠せません。ペーパーレスを取り入れる企業はもちろん過去と比較して増えてはいるとは思いますが、1990年から2016年までの26年間で紙の所要量は7%しか減っていないのが現状です。その7%は全国でペーパーレスを推進した企業の努力の賜物ですが、7%です。

現状はまだまだ大量の会議資料を人数分コピーして、紙ベースの打ち合わせをしている企業が主流です。ちょっと前進した対策としては、社内カラー印刷の禁止程度です。ただそれはインク代の削減にすぎません。紙の使用量は一切変わっていないのが現状です。

製造業の中では、まだまだ手書きの見積書を持ちあるくベテラン営業マンも存在するほどです。手書き図面・手書き見積書、手書きである以上はペーパーとのニコイチとなるので、もう改善の余地はないでしょう。

先に、答えを言っておきます。なぜペーパーレスが進まないか

なぜだと思いますか?

それは、社内でそういう規程が未だに存在するからです。と言うよりも、誰もその規程を改定しようとしていません。むしろ、その規程があることさえも知りません。知らないのであれば知らないなりにペーパーレスを進めることができるのでは?と思うかも知れません。

しかし、現状は違います。紙で持ち運びたいから、他者に紙で渡したいから、手書きでメモや注意書きを記したいからといった、ペーパーレスを推進できない理由が人の意識の中にあるのです。

話を戻すと、規程に書いていることについて考えてみましょう。ISOでは、保存文書等、数年間保管することなど、細かく重要書類等の管理・扱いを示しています。ISOを取得して、その通りに取り入れている製造企業は少なくはありません。

しかしどうでしょう。文書は紙でなければならないと勘違いしている人はいませんか?データ化したものは文書ではないと思い込んでいる人はいませんか?

そこが問題です。そもそも年に何回見るかもわからない会社の文書管理規程に記載されたルールを、そもそも勘違いしていませんか?ということです。

ペーパーレスの推進方法、結論、唯一これしかない

ペーパーレスを望まない企業は置いておくとして、ペーパーレスを推進したい人や会社が、どうやってペーパーレスを進めるべきか、結論としては唯一この方法しかありません。

規程に、部門長の許可を得ない限り紙をつかわないこと、と記載する。

これで解決です。許可の可否はちょっと大袈裟かもしれませんが、社内のルールにする他ありません。もちろん、ペーパーレスを推進したくない層の、紙で持ち運びたい・他者に紙で渡したい・手書きでメモや注意書きを記したいといった弊害が邪魔をするかもしれません。

しかし、規程さえ変えることができれば、それはルール違反です。もし法律で決まっているとしたら、その法律を犯した罪で検挙されるでしょう。社内ではそんなことはありませんが、規程というルールを守らない層は、いずれ淘汰され除外されるのがオチです。

もちろん出過ぎる杭は打たれないと言う言葉があるように、そのようなペーパーレス推進反対勢力は、ありとあらゆる力を使って阻止するかもしれません。

となると、次の一手はこれしかありません。

実質的支配者が動く

社長、あなたが改革を起こすしかありません。社長の鶴の一声で変わるのが会社です。通常であればそれで大体おさまるでしょう。

それだけで会社規模が大きければ大きいほど、大きなコスト削減につながることは一目瞭然です。社長が変わるか、同等クラスのマネージャーが変わるしかありません。

製造業、変わらぬFAXではじまる紙地獄

毎日何十枚もの発注書を印刷し、FAXを送付し、回答を受け取る、注文書の控えを郵送する…など、製造業は基本的には紙ベースのビジネススタイルが健在しています。いくらメールでお願いしますとお願いしたところでFAXで回答がくる。もはや狂気の沙汰です。

これでは、ペーパーレスを推進してコスト削減をする!という目的とは180度ことなり、紙・印刷・郵送のコスト増ばかりだけでなく、管理をするとなると、机の上は瞬く間に紙でいっぱいとなってしまう日常から抜け出すことはできないでしょう…

そんなビジネスライフを過ごしている人がたくさんいるのではないでしょうか。

  • 会議にはPCを持参する
  • スクリーンに資料をプロジェクターで投影する
  • 電話伝言は紙メモからチャットツールの導入

これだけでも少しは変わりますよね。でも、誰も変える勇気がないんです。変えた方が楽でコストを抑えることができるとわかっていても、1970年から変わることができなかったペーパーレス。それを変える勇気がないんです。規程の文言を変えるだけ、もしくは実質的支配者が一言申すだけ。これができないままこの先何年後まで圧倒的な紙と向き合わなければならないのでしょうか。

この記事の著者

info@newji.inc
NEWJI Inc.のCEOです。上場製造メーカーでコストダウンによる利益を1億7千万円を生み出し、IT×製造業の領域で独立。さらにコストダウンを加速すべく日々爆進中です。F.C.NEWJI代表兼任。