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棚卸し業務を見直してみませんか?

棚卸しとは

棚卸しとは、半期・期末に商品や製品等の在庫数量を確認することです。なぜ数量を確認するかというと、会計上の期中・期末棚卸資産の金額を確定させる目的で行われるからです。この作業自体を棚卸しと呼ぶことが一般的です。

会社はその年度でどんな成果を出したのかを会計上で表示する必要があり、その成果を表す代表的な指標の一つとして「利益」があります。利益を確定させるためには、商品や製品の今棚にある在庫数量を調査する必要があり、すなわち棚卸しが必要となるのです。そして、棚卸による資産にかかる決算整理仕訳を期末に精算ことで、年度毎に適切な利益が計算されることになります。

また、棚卸しによって、倉庫に在庫している実際の数量を把握できれば、机上・理論上の数量との相対比較が可能となります。事業を進めるにつれ、記帳できなかったものや、紛失したもの、消失したもの、時には社員に横領されたものが発生します。その数量を全て棚卸しで把握することができるということです。
棚卸しには在庫の過不足を把握する役割もあります。在庫管理を適切にすることは、会社としても資金繰りを良好にすることに繋がります。

棚卸しの具体的な手順

棚卸しの方法には大きく分けて2つの方法があります。①タグ方式②リスト方式という方法です。実際にどんなものか見てみましょう。

●タグ方式による棚卸しタグ方式とは、在庫を管理する担当者が、棚卸する資産の現物と数量を目視またはバーコードで確認後、棚札と呼ばれる伝票に記入し、現物に漏れのないように貼り付け、現物の数量を実際に数える方法です。

昭和的ですが、具体的には最初に現物の数量を数えてから、机上・理論上の棚卸資産の数量と比較および照合を行います。現物から先に数えることになるため、棚卸資産の計上漏れが発生しづらいというメリットがあります。ただ、棚札の管理など、人海戦術が必要となる部分もあり、手間がかかることがデメリットとなります。

●リスト方式による棚卸しもう一方のリスト方式は、在庫管理表等のリストに記載されている数量を元に、実際に存在する棚卸資産を確認し、その現物の数量と照らし合わせ、リストの数量と現物の数量を比較する方法です。

この方法は、まず机上・理論上の数量をリスト化し、現物の数量と照合するため、比較的短時間で棚卸し作業を終えることができるというメリットがあります。一方、机上・理論上の数値を元に現物を確認することになるため、数え漏れが発生する可能性が高いというデメリットが挙げられます。いずれにせよ、どちらも昭和的な棚卸し方法となることには変わりありません。

▶︎棚卸しを行う頻度棚卸しの頻度ですが、最低年に1回行うことになります。なぜなら、期末に作成する決算書を正確なものにするために、棚卸しが必要な作業だからです。

もし在庫管理をしっかりしたいのであれば、半年に1回、四半期に1回等行うこともできます。棚卸しは手間がかかる作業なので、頻度は自社の状況を考慮し、バランスを考えて決めていくべきです。

棚卸し在庫の評価方法について

棚卸しは主に棚卸資産となるアイテムと、その数量を確認する作業となります。しかし、会計上は棚卸する資産となる商品や製品を、金額ベースで計上する必要があるので、棚卸資産を実施する期末時点の商品・製品単価を決める必要があります。これを棚卸し在庫の評価と言うことができます。
棚卸資産の評価には大きく分けて2つの方法があります。

①原価法

②低価法の

2つです。

●原価法とは原価法とは、棚卸資産を購入した時点で、実際に支払った金額を単価とし、期末の金額を評価する方法となります。

●低価法低価法とは、期末の棚卸資産の金額として、原価法による評価か、期末時価による評価か、どちらか低い方法を選択することを指します。
通常製造業も含め、会社としてどちらかの評価方法をまず選択し、継続的にその方針で期末在庫の棚卸し評価を行っていくことになります。

棚卸しを行う際に注意するポイント

棚卸しを行う際に注意すべき点として、まずはじめに考えなければならないのは、どう考えても在庫数量の数え間違い!を是が非でも起こさないようにすることです。人海戦術で行う棚卸しで数え間違えをしてしまうと、当期の利益が間違って算定されてしまうだけではなく、帳簿上で計上されていないはずの資産が、いつのまにか出てしまう可能性があります。

これは会計(会社の評価)の管理上、非常に大きな問題に発展することがあるため、棚卸しは間違いが起こらないよう、慎重に実施しなければなりません。また、棚卸しを行うためには、倉庫の出し入れ(つまり入出庫作業)を、棚卸し期間中、業務を止めなければなりませんし、在庫数が多ければ多いほど、その分多くの棚卸し要員(従業員など)の力が必要になります。

これらもコストであると考えると、棚卸しには非常に大きなコストが発生することを知らなければなりません。なので、棚卸し実施のタイミングや計画は、会社の稼働状況をしっかり考えた上で、緻密に策定し、業務の滞りを限りなく最小限になるよう努めなければなりません。その作業こそがコスト削減の第一歩でもあります。

欲を言えば、棚卸しの作業は在庫の数量を数えるだけに留めず、在庫商品・製品の品質・状態をも確認することで、万が一混じっている不適合品等を未然に出荷止めをする必要があります。

その不適合品を売ることができないと判明すれば、お客様からのクレーム・出戻り、それに付随する全ての人員の労力・時間、それらをコストと考える必要がやはりあるのです。そもそも会計上でも、その不適合品を簿価(損失)として計上する必要もあり、販売自体はB級品でもダマでも可能であっても、品質自体が低下していることで、お客様からの信頼を失うだけでなく、低価評価損の計上も検討する必要があるからです。

この昭和的な棚卸し方法もおそらく100年間、大きなイノベーションが起きていないかもしれません。せめて、棚卸管理システムなど、ハンディターミナルを取り入れることで、圧倒的な労力と無駄無理ムラを最小限に抑える投資を、会社として考えるのはいかがでしょうか。

この記事の著者

info@newji.inc
NEWJI Inc.のCEOです。上場製造メーカーでコストダウンによる利益を1億7千万円を生み出し、IT×製造業の領域で独立。さらにコストダウンを加速すべく日々爆進中です。F.C.NEWJI代表兼任。