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エクセルで納期管理できていますか?

納期管理をエクセルで行っている方への朗報です。朗報というにはまだ少し早いかもしれませんが、朗報になるだろうという事前情報として受け止めてください。

納期管理は製造業にとって、とても重要な要素です。皆さんがどのように納期管理をしているかは千差万別あると思いますが、納期管理をするときに、一番重要なこと。それが何かわかりますか?

それは、今時点のリアルな納期がいつかを知ること以外ありません。

納期管理では色んな情報を一元管理したくなりますよね。ただ、最終的に知りたいこと、それは対象の製品の納期はいつやねん!ということ以外にありません。その他の情報を同時にみることも大事でしょう。ただ、それは他で管理してもいいといえばいいので、納期が3秒でわかればそれ以上の情報は必要ありません。

納期の管理方法として、様々やり方はあると思います。例えば、視覚的に捉えられるようにすることが大切だったり、ぱっと見てすぐに納期が分かるようになっていたりと、結局わかりやすければそれでいい。それだけです。

エクセルで納期管理するのが一番?

おそらく製造業の大手で自社で納期管理システムを開発していなければ、ほとんどの企業がエクセルを用いて納期管理をしているのではないでしょうか。仕事上でより身近なソフトであるエクセルを使えば、納期を見やすく管理できます。できていると錯覚に陥ります。できたと勘違いしてしまう場合があります。

要するに、エクセルが納期管理で一番使いやすいのは共通認識だと思います。だれもワードやパワポ、メモ機能をつかって納期管理はしないでしょう。

ただ、それもエクセル以外で納期管理をしたことがないので、エクセルが一番だと、今のフォーマットが代々受け継がれてベストな状態だと、いろんな情報が盛り込まれていて必要な情報がそこにはあると、そう勘違いしている人がほとんどでしょう。

なぜなら、エクセル以外で納期管理をしたことがないので、それ以外を知らないからです。知らないことは想像もできないし、もちろん比較をすることもできないでしょう。

今使っているエクセルの納期管理で不満を感じたことはありませんか?なければこれまで通りエクセルで管理しても問題ないと思いますが、きっと少なからず何か不満を感じたことがある人が9割をこえるでしょう。

今のエクセルによる納期管理が一番だと、それ以上を考えたことがないのであれば、さらにエクセルをマスターするか、その他にも色んな管理方法があることを、この機会に知ってみてはいかがでしょうか。

エクセルで納期を管理するメリット

エクセルを使う最大のメリットは、用途に合わせて使いやすく自分勝手にカスタマイズできることでしょう。納期管理に使えるアプリやソフトは他にもたくさんあるものの、自社の用途にあったカスタマイズ性は低いでしょう。エクセルほど自分勝手に自由にカスタマイズできる納期管理ツールは珍しいといえます。

新しい項目が必要だと思えばすぐに行や列を追加し、計算式を追加することで自動計算をすることも可能です。これまで受け継がれていた納期管理のレイアウトやフォーマットを自分で自由に変えることもできます。エクセルは自分のアイデアをすぐに視覚化できる利点があるのです。

条件付き書式でパッとみやすく利用できる

エクセルを自分なりにカスタマイズするときに便利なのが、条件付き書式です。自分がどうしたいかを条件を指定し、ルールに沿って設定すると、セルの書式を自由に変更できます。

例えばこの機能をうまく使いこなすと、納期が近くなった対象品となる情報を、文字色やセルの背景色、文字の太さや大きさを変えて強調させることで、視覚的に納期が近づいていることを分かりやすく表現することが可能です。つまり、納期間近の対象品に関して、見落としや見過ごしを大幅に減少させることができます。

納期1週間前・納期3日前・納期当日など、複数の条件も設定することが可能で、対象品の納期を視覚的に、かつ段階的に把握することができます。

エクセルテンプレートの有効活用

エクセルさえあれば、納期管理表は簡単に作れるでしょう。しかし、そもそもエクセルが苦手な人もいます。そんな人が納期管理表を作成して!と上司からの依頼を受けた場合は悲惨な状況です。そもそも納期管理表の作成に多大な時間がかかってしまうからです。

そこで便利なのが標準でエクセルに搭載されているテンプレート機能です。テンプレートはエクセル内だけでなく、実はインターネット上で「納期管理 エクセル テンプレート 」など、目的にあったキーワードでインターネット検索をすることで、フォーマットとなるエクセルデータがそこら中に落ちているのです。

それらは無料で配布されているものが多く、既に納期管理に適したエクセルの表が組まれてあります。要するに、自分で作成しなくても、ダウンロードさえすれば、すぐに納期管理表として使用することが可能となります。これも一つの時短でしょう。活用しないわけにはいきません。

エクセルで納期管理をしていた悲劇の実話

と、エクセルがいかにも最高のツールであるだろうという前提で話してきましたが、ここで悲劇の実話を記したいと思います。

みなさまもおそらく人が作成した資料は使いにくいと感じたことはあるかと思います。自分の資料作成の癖やルールは、自分が基準であるにもかかわらず、人が同じ目的を達成するために作成した資料は、その自分の基準やルールで作成された資料ではないため、非常に使いにくい場合があるのです。

当時、納期管理をほぼ人に任せて自分で管理することを放棄していましたが、ある案件では自分が中心となり納期管理をする必要がありました。当然ながら、その時使用したツールはエクセルです。

その時はフォーマットを使用せず、誰もがそこを見れば納期がわかるだろうという納期管理表を一から作成しました。そして、中期にわたる案件だったため、ずっと納期管理をするよりも、その納期管理表をいつも専門的に納期管理をしているアシスタントにじっくり内容を説明し、ここのこのアイテムのこの数量をいつだれに発注して、出荷・入庫までの納期を管理して欲しい旨を伝えました。

てっきりこれで100%その案件の納期管理はできるだろうと勘違いをしていました。さらに、その案件は海外からの調達案件であったため、実際の発注から入庫までのリードタイムが40日(約2ヶ月)ありました。

1ヶ月後、2ヶ月後、3ヶ月後と、その納期管理表の更新作業は自分で行っていましたが、3ヶ月後におかしくなるはずのない数字がおかしいことに気がつきました。そこで、アシスタントに納期確認を行いました。

時すでにおそし・・・

2ヶ月目に必要だった発注の数量がまるまる発注忘れをしていたようです。そこからてんやわんやで、4ヶ月目に差し掛かる時に、本来入ってくるはずの数量まるまる1ヶ月分の発注が抜けていたので、品薄や欠品予告として次々と対象品が上がってきたのです。

絶対に欠けてはいけないアイテムが多かったので、当時の製造本部長からもなぜ1ヶ月分の発注が全部ぬけるのだ!という問いかけに対し、おそらくエクセルで管理していたからです!という苦し紛れの言い訳をいながら、納期促進や代替品の入庫を急ぎ、問題を最小限に抑えたことがありました。

1ヶ月分の発注がそのまま抜けたのは初めてでした。おそらくみなさまもそこまでの発注漏れはご経験はないかもしれません。1ヶ月分、およそ数百万円分の発注が抜けていたので、品薄・欠品アイテムの販売機会の損失にもつながりましたし、調整のための余計な労力も費やしましたし、実際にその調整をはかるためにもインドネシアへ出張も行って生産調整をお願いし、旅費交通費も多く使いました。

エクセルでの限界を感じた瞬間でした。

そんな課題や問題を経験した製造業調達購買部門の方は、是非今後NEWJIという購買管理システムに乞うご期待ください。シンプルです。煩雑な管理は必要ありません。

営業やお客様の納期の問い合わせに3秒で回答する納期管理方法です。

この記事の著者

info@newji.inc
NEWJI Inc.のCEOです。上場製造メーカーでコストダウンによる利益を1億7千万円を生み出し、IT×製造業の領域で独立。さらにコストダウンを加速すべく日々爆進中です。F.C.NEWJI代表兼任。