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手間いらず!納入仕様書を自動で作成してみよう

納入仕様書は、本来「納入する側」が「納入される側」に提示する書類ですよね。そこは理解ができるかと思います。言葉のままですから。

納入仕様書の内容は、納入物となる物の規格や仕様が明確に記載されていることです。たまにそれじゃあ情報不足やん!となることもあるかもしれませんが、出してくれるだけまだマシな方ではないでしょうか。

納入する側が納入仕様書を作成して、とどのつまりは「この製品はこういう仕様やから!」と宣言しているようなものになります。

なので、例えば記載された内容が曖昧な状態ではあまり意味を持ちません。そこを購買マンがどれだけ細かく納入仕様書を確認し、不適切な文言がないか、曖昧な表現はないか、不足している情報はないかなど、仕入先と一緒に作成する気持ちがなければいい納入仕様書は生まれません。そこもある意味醍醐味でしょう。

これでよし!と両社で合意できた納入仕様書というベースがあれば、仮に納品された物が仕様書から逸脱した規格である場合、納入者に対して、ほらみてみーな、ここに記載してるやん!という証拠を持って規格について問い合わせることが可能です。

しかし、逆を言うと、納入者の立場で言えば、仕様書と違うものが納品されてますよと、お客さんから言われてしまう状況が生まれます。

よって、互いに内容をしっかり確認することが最も重要であり、確認する際には、その後の取引で何か問題が発生しうるケースを多数想定しながら確認を行うことが重要です。

サプライヤー必見!購買部門は納入仕様書のここをみている!

仕入れ先が納入仕様書を、製品の初出荷・初物検査前に提出してくれるとは限りません。新製品の発売など、両社ともに時間に追われて何とかギリギリの納期で納品することができたという状況では、もしかしたら納入仕様書を取り交わすことなく取引が始まるケースも少なくはありません。

もちろん、恣意的に仕様書を出さないサプライヤーも存在することを忘れてはいけません。ただそれは、仕入先の立場が圧倒的に強い場合(その仕入先でしか作れない技術の保有など)、仕様書をそもそも作成した経験が少ない場合(中小零細)など、いろんなケースがあるので、そこも見抜かなければなりません。

では、ここで購買部門が気にする項目を簡単にご紹介いたします。

生産拠点どこやねん!

その製品がどの国のどの場所で生産されているのか、記載があるかを確認してはいかがでしょうか。もちろん、開示できる範囲で部品や加工ごとに細かく記載すればするほど、それだけでサプライヤーとしては、次の新製品も取れるような気がします。

これは仮に甚大な被害をもたらすような災害や、世界を取り巻く大恐慌が発生した場合など、その製品のどの部品が供給できなくなる可能性があるのかなどをいち早く情報を取得しなければならないのが購買部門だからです。

その製品・資材の生産拠点が、災害やその他被害の影響を受けるのか、該当しているのか、すぐに確認させるためにも記載をするべきですし、チェックするべきです。そうしなければ、都度なにかが発生した時に、仕入れ先としては、どの製品が影響を受けそうか尋問を受けることになります。

とどのつまりは、BCP(事業継続計画)的に書いといた方がええやろ!ということです。

仕様変更したらどないすんねん!

仕様書に記載されている仕様や規格は、その納入仕様書を取り交わした時点から、間違いなく基準として効力を発揮します。ですので、なにかしら仕様や規格に変更がある場合、どういう方法で変更の報告を行うのか、といった記載があるか確認します。

それは4M変更や仕様変更でまた別の書式やフォーマットがあるから、当たり前に流されがちではありますが、それはあくまでも幻想にすぎません。購買側が勝手にそう思い込んでいるだけで、納入仕様書は歴とした個別契約書となるからです。記載していなければ、個別契約には書いていないとトラブルにも発展するでしょう。

記載が無い場合、納入側は仕様変更を購買側に通知をせず、サイレントチェンジが起こります。購買側は製品を受け取った際、いつもと違うものを受け取ることになるので、記載できることは記載しておきましょう。たった一行で済む話なので。

廃盤や生産不可になったらどないしよ!

購買部門は、その日の気持ちだけで今日は買わないでおこうと決めることができません。買わなければならないのが仕事です。普段からよく購入しているものが、ある日突然購入することができなくなったらどうしますか?

  • 営業側との調整で廃盤にする
  • 代替品を短期間で探す
  • 生産できるだけ生産して品薄欠品を引き延ばし延命する

これだけみても、苦労しかありません。営業と調整するにも、どこか全国展開している大手企業の専用品であれば、相当な物量をもつ製品の今後をどうするか労力とコストをかけなければなりません。また、代替品を探すにも相当時間を必要とするでしょう。さらに、在庫を増やして延命してもそもそも棚に入りきらないということもあるでしょう。

そんなことを未然に防ぐためにも、あらかじめその製品が安定的な調達ができるかどうか、万が一供給がストップしてしまうかもしれない場合も考え、できるだけ事前に連絡をもらい、その後の対応を結論づける猶予を確保するためにも、廃盤時・供給停止時の簡単な対応方法が記載されているか確認します。

特に、廃盤の場合は購入する側の都合が多いので、購入ロットが生産ロットよりも少なすぎた場合の仕入先側の在庫の行方を明確にする必要があります。見積に記載するだけでなく、納入仕様書にも繰り返して記載することで、両社の承認印を確保する上でも明記しておきましょう。

まだまだ書くべきポイントがそこにはある

上記のように普段取り交わしをしている納入仕様書で、見落としがちなポイントを3つ挙げましたが、これらの他にも梱包形態や標準納期など、購買条件に直接関わる項目などが記載されているか確認すべきポイントは多くあります。

特に、海外取引となると、日本の商習慣(馴れ合いなど)では通じない常識がありますので、仕入先に仕様や規格や各種ポイントが明記された納入仕様書を取り交わすことに重点を置いてください。

納入仕様書を両社で締結し、つねに最新の状態を取り交わし遵守することで、互いに対象となる製品の目合わせを行い、良い取引を保つ必要があります。

NEWJIでは、そのような納入仕様書の記載が苦手な仕入先、納入仕様書のポイントがわからない購買マンであっても、いくつか簡単なステップを踏むことで自動化し、品質文書となり得る納入仕様書を作成・承認・締結することが可能です。

この記事の著者

info@newji.inc
NEWJI Inc.のCEOです。上場製造メーカーでコストダウンによる利益を1億7千万円を生み出し、IT×製造業の領域で独立。さらにコストダウンを加速すべく日々爆進中です。F.C.NEWJI代表兼任。