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どんな時でもBCPが必要な訳とは

「事業継続計画」

これをより詳しく説明すると、企業が「緊急非常事態」に直面した場合、企業が負う損失や損害を、最小限に食い止めるための方策というべきでしょう。企業の中核となる事業(例えば製造業であれば生産)を継続、もしくは早期に通常の状態まで復旧させるため、緊急時における事業継続のための方法などをあらかじめ企業の中で取り決めておく計画のことです。

緊急事態が発生した場合に、最低限または一定以上のレベルで事業を継続させて、事業復旧を許容される時間内に目指すことが重要となります。これこそが、BCP(事業継続計画)をあらかじめ策定しておく必要性となります。 「緊急事態」と言っても、企業には予測出来ないさまざまな問題に直面する状況があります。

最もわかりやすいのが、地震や台風といった自然災害の他、新型インフルエンザや2020年の新型肺炎コロナウイルスによるパンデミックなども該当します。
世界規模で再起不能となったコロナウイルスのような状況も起こることをあらかじめ想定し、どんな緊急的な事態が発生しても対応できるよう企業はつとめなければなりません。

その他、停電や原子力事故、日本では起こりにくいですが、テロといった外的リスクも視野に入れるべきです。また、地域が限定的であっても、食中毒や大量の個人情報の流出など、組織の内的リスクも対象となります。
このような「緊急事態」に素早く対応するためは、やはりBCP(事業継続計画)の策定は企業にとっては欠かせない計画であると言えます。

BCPをガチで作成するための方法!

①方針を決める

まずは方針を決めましょう。どのようなBCPを策定するのがいいか、BCPの理想像を全社で考え、事前に社内で共通認識をつくっておくことから始めます。そうすれば、万が一BCPの策定中に困難な状況に直面して判断に迷ったとしても、共通認識を元に最初に決めた方針を尊重し、本来の目的を全うするためのBCPを策定することができます。

  • 理想像
  • 共通認識

②体制を考える

BCPの作成に際しては、ある意味大きなプロジェクトを動かすと考えるべきです。BCPを運用するためには、企業の先頭に立って指揮を執るメンバーを選定する必要があります。
通常では経営陣がその指揮を執る役割を担うことになると思いますが、現場レベルまで仕事が割りふられていることを考えると、社内体制の整備や、現場レベルのリーダーもプロジェクトメンバーとして、BCP策定に不可欠となります。

  • 経営者を含めたBCP策定や運用に関する責任者の決定
  • 各部門からBCP策定の参画者の確定(年度毎の更新:組織変更や人事異動に対応)

③事業の選定

コロナウイルス のように世界的に大恐慌に陥ることが現実にはあります。そんな世界規模で再起不能な状態が一定期間でも続けば、会社の存続を大きく左右します。いい例がテレワーク(リモートワーク)を過去にしたことがない企業の対応で、そのBCP策定に現状復旧対策方法として、あらかじめ案出しがされていたのかどうか。考えられる対策案がどのレベルまで落とし込まれているかで、実際に発生した緊急事態にたいして、どう対応できたか、大きな差が生まれたのではないでしょうか。

  • 社内で最も重要性の高い事業を見極める
  • 財政面やステークホルダーへの影響
  • 社会的要求や会社の将来のビジョンなどの視点の考慮
  • 事業に付随する業務の分析

④事前案を策定

企業の存続を左右する中核事業や重要な業務、ボトルネックとなる資源や復旧にかかる目標時間を決定したら、次は実際に緊急事態が発生した場合を想定します。緊急事態は突然おきます。中核となる事業がどれほどの影響を受けることになるのか、より具体的な評価を想定しなければなりません。どのような事例があるだろうかを、できるだけ具体的に考えるようにしてください。

共通認識を元に作られた理想となるBCPが、本当に実効性の高いものとするためには、計画策定の段階で、できるだけ多くのシミュレーションを細かく行うことが求められます。またシミュレーションでは必ず時間軸に注意してください。

  • 目標復旧時間内に復旧可能なこと
  • 目標復旧時間内では復旧不可能なこと
  • シミュレーションでの事例を分別していく思考方法

⑤BCPの策定

①〜④までの準備が整ったら、いよいよBCP策定に進みます。策定には以下の流れで実際に策定するとスムースにことが運びます。

  • いつ発動しますか?
  • 体制の決定はしましたか?
  • 決定した情報をまとめましたか?
  • 共有と教育は?

⑥BCPの見直し

どんな仕事でもそうですが、一旦型を決めたからと言って、それで終わらないのが仕事です。ここでも、BCPを一旦策定したから終わりではありません。時間軸と共に、その計画は古くなり、サビが発生してくるのは間違いありません。
仕事でもPDCAを回せと言われるように、BCPでも必要に応じて随時見直し・改定をしていかなければなりません。

つまり、実効性の高いBCPを維持するのは、時間が経過することで不可能となるのです。いつどんな緊急事態がおこるかは誰もわかりません。それが、50年に1度の緊急事態であっても、起こるときには2年連続で起こるのです。

改定タイミングのポイント

  • 社内組織の変更・変革時
  • BCP運用メンバーの変動時
  • 中核事業の変更時
  • 国や業界のガイドラインや法律改訂時
  • 顧客や取引先、ステークホルダーの変動時
  • システムやネットワークの変更時

ようするに、常に変わり続けて行かなければならないということです。




BCPに付随するメリットを見て、最終判断してください!

いかがでしょうか。ここまでBCPについて理解したとしても、まだうちは取り組めないな〜と導入にもう一押しが必要な企業の決裁者様へ、以下のようなBCPメリットをお伝えします。

①顧客の囲い込み何も緊急事態が起こっていない普段からBCPを策定しておけば、万が一の場合でも極限まで短い期間で事業を再開できる可能性があります。事業活動が停止してしまっている時間を限りなく短くし、また、速やかに事業を再開することができれば、顧客流出の危機にも素早く対処できると思いませんか?市場における自社のシェアを維持できると思いませんか?
緊急事態下でも自社の大切な顧客をがっちり放さない!いつでもどこでも信頼を維持する!言い方が悪いですが、顧客を囲い込める!というのは、BCPの策定で得られる大きなメリットだと思いませんか?

②企業評価の向上コロナウイルスのような緊急事態をまじまじと経験し、企業活動は停止されましたよね?その時、あなたの会社はBCPを事前に策定していましたでしょうか?企業はいち早く事業を再開できましたか?
もし策定していて、どこよりも早く再開ができたことをアピールできれば、その姿を顧客や取引先、社会的な評価軸から見ると、リスクマネジメントをしっかり実践できているな!ということになり、不幸中の幸いにも企業評価の向上につながっていくと思いませんか?

③意識の向上あるのみ、迅速な行動あるのみ緊急事態が起きてから、また対応しなければならない!と対処方法を考え焦っていては遅すぎます。何かが起こった際に、瞬時に今最新のBCPを持って、最善の方法を決断し、実行しなければ、時間の経過とともに損失や損害は、大きくなる一方でしょう。
日頃からBCPを策定し改定し続けていれば、従業員や各部署単位で、緊急事態に対する危機管理、意識改善、緊急対応、全ては最短で通常の状態に戻すことを、スピード感を持って取組み、行動できるのではないでしょうか。
NEWJIでは、そんなBCP対策機能を標準搭載する予定です。

この記事の著者

info@newji.inc
NEWJI Inc.のCEOです。上場製造メーカーでコストダウンによる利益を1億7千万円を生み出し、IT×製造業の領域で独立。さらにコストダウンを加速すべく日々爆進中です。F.C.NEWJI代表兼任。